部下とのコミュニケーションに
頭を抱えたり、ストレスを感じている方も
多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そのため、
部下とのコミュニケーションを避けたり、
コミュニケーションが
とれなくても別に良いと
考えている方も
いらっしゃるかもしれません。
ですが、
部下とのコミュニケーションが
良好になると、
様々なメリットがあります。
この記事では、
部下とコミュニケーションをとる
メリットと
うまくいっていない原因や、
部下と良好な
コミュニケーションを築くために
活用できるスキルやそのポイントを
お伝えしていきます。
このポイントを押さえる事により
部下とのコミュニケーションに
大きな変化が生まれてくるでしょう。
ぜひ最後まで読み進めてください。
目次
１．部下と良好なコミュニケーションを築くメリット
部下とのコミュニケーションが良好になると、仕事が進めやすくなるだけではなく、様々なメリットがあります。
１章では、部下と良好なコミュニケーションを築くメリットについて、ご紹介いたします。
1-1．目標達成できる
まず、一つ目のメリットとして、部下と良好なコミュニケーションを築くことで、目標達成がしやすくなります。
仕事においてそれぞれが掲げる目標があると思います。
そこで部下とのコミュニケーションをとると、個人の達成したい目標を知ることができます。
そうすると、部下の目標達成を後押ししたり、フォローしたりするための動きを上司として選択することができます。
そして、部下が目標を達成できた場合、部下の自信に繋がり、仕事に対して責任感が出てきたり、モチベーションが上がったりします。
それが結果として、あなたのチームの目標達成や成功に繋がり、さらに会社の目標達成にも貢献することができます。
ただし、部下の個人目標の方向性が会社の方針とずれていないかは注意しておかなくてはいけません。
最初の方向性がずれてしまっていると、間違った方向で努力をしてしまうので、時間も労力も無駄になってしまう可能性があります。
日々、部下とコミュニケーションをとっていれば、防ぐことができるので、やはり日頃から部下とコミュニケーションをとることが非常に重要です。
1-2．信頼が生まれる
２つ目のメリットとして、信頼関係が生まれることがあげられます。
部下とコミュニケーションをとると、
- 部下が普段仕事で考えていること
- 部下の仕事、プライベートにおける目標
- 部下の仕事以外にも趣味や得意なこと
などを会話の中で自然と知るチャンスができます。
また、このような内容を知ると、部下が仕事や人生において何を大切にしているかがわかってきます。
一般的に人は、自分の意見に賛同してくれたり、同じように大切にしているものを大切にしてくれる人に対しては、好意や信頼を抱きやすいものです。
逆に自分の意見や大切にしているものを蔑ろにしたり、雑に扱う人に対しては、不快感や敵意を感じやすいです。
ですので、部下の意見や大切にしているものを尊重しながら部下の成長をサポートをしたり、指示を出したりすると、
自然と部下はあなたに信頼をよせ、指示に対しても素直に行動してくれます。
また、部下だけでなく自分自身の話もすることで、互いの理解が深まりますので、ぜひ自己開示をすることも心がけていきましょう。
1-3．問題を未然に防ぐことができる
３つ目のメリットとして、問題を未然に防ぐことができることがあげられます。
仕事において、ミスをしたり問題があったときに、もしもその原因が部下自身だった場合、上司にはなかなか言いづらいものです。
もしかしたら、出来事を隠蔽して、何も言わないということもあるかもしれません。
ですが、それが後々、さらに大きなミスや問題につながり、取り返しのつかない事態につながる可能性もあります。
こういったことを防ぐために、日頃からのコミュニケーションが非常に重要になります。
日頃から部下とコミュニケーションをとっていると、上司と部下の間でも信頼関係ができ、報告・連絡・相談をしやすい環境を築くことができます。
もっと言うと、ミスや問題が起こるよりも前に相談をしてくれたり、コミュニケーションの中で上司がリスクについて気づくことができたりと、未然に問題を防ぐこともできます。
また、部下とコミュニケーションがとれていると、何気ない会話の中で悩みや課題を話してくれることがあるかもしれません。
そこで部下が思い悩んでいたり、モチベーションが下がっていたりすることにも、
瞬時に気づけるようになったり場合によっては部下の離職を防ぐことにもつながります。
２．コミュニケーションがうまくいかない原因
部下とコミュニケーションをとることには、多くのメリットがありますが、いざコミュニケーションをとろうと試みても、
なかなかうまくいかないと悩んでいらっしゃる方もいるかもしれません。
または、普段からコミュニケーションをとっていてもどこか噛み合わないと感じていらっしゃる方もいるかもしれません。
では、なぜコミュニケーションが上手くいかないのでしょうか？
２章では、コミュニケーションが上手くいかないと感じたときの原因についてお話していきます。
2-1．コミュニケーションをとる時間が少ない
まず初めに、コミュニケーションをとる時間が少ないということがあります。
そもそも、あなたは部下とコミュニケーションをとる時間を十分にとれているでしょうか？
仮にあなたが多忙な上司であった場合、部下からすると喋りかけずらいと感じ、
部下が自ら声をかけるということは難しく、コミュニケーションをとる時間が少ないかもしれません。
また、外出や出張、リモートワークが多い職種であれば、直接顔を合わせる機会が少ない方もいらっしゃるかもしれません。
直接顔を合わせていれば、何気ないことから会話が始まることもありますが、そうではない場合は、仕事上の必要な連絡でしかやり取りが発生しません。
そのため、直接会うよりはコミュニケーションの時間が減ってしまいます。
自分では、部下とよくコミュニケーションをとっていると感じていても、
実際に部下からするとコミュニケーションをとる時間が少ないと感じているケースもありますので、
意識的にコミュニケーションをとる時間を増やすのも一つの手かもしれません。
2-2．「～しながら」でコミュニケーションしている
意外とやってしまいがちなのが、何かをしながら話を聞くということです。
あなたは、部下が報告や相談に来てくれたときに、PCを見ながら話を聞いていませんか？
または、頷いたり相槌を全くうたずに話を聞いたりしていないでしょうか？
たとえ、耳では話を聞いていても、体と顔の向きがPCに向いたままだと、部下からすると「話を聞いてくれていない、、、」と感じてしまうかもしれません。
また、体の向きが部下に向いていても、頷きや相槌といった反応がなければ、
部下は話を聞いてくれているのか不安に思ったり、あなたに話をすることが苦痛に感じるかもしれません。
すると、「どうせ話しても無駄だ」と感じたり、コミュニケーションが雑になったり、上司のもとには話をしにいくことを次第に避けるようになっていきます。
ですので、どんなに忙しくても１回手を止めて体や顔を相手に向けて話を聞いたり、頷きや相槌などの反応を意識的に行ったり、回数を増やしてみましょう。
もしも、それが難しい状況であれば、今手が離せないことを伝え、
改めて時間をとるか、作業しながらになってしまうことを一言理を入れるようにすると、部下の安心感も増して行くでしょう。
2-3．お互いのマップを理解していない
あなたと部下とでは、これまでの経験や知識が当然のように異なります。
ですので、同じ出来事が起きたとして、捉え方はそれぞれなように、コミュニケーションをとっていても、
感じ方や理解力に違いがあるのは、あなたが「頭の中」で考えていることと、部下が「頭の中」で考えていることが異なるからです。
「頭の中」で考えていることは、それぞれの人間が、これまで体験してきたものを元に作り上げた「マップ」です。
このマップに違いがあることを理解しておらず、
「相手も同じことを考えている」、「相手も知っている」と考えてしまうため、私たちはコミュニケーション齟齬を起こします。
上司、部下の間でコミュニケーション齟齬があると、
上司：
「なんで言ったことをやらないんだ」
「話が通じない」
「報告の内容がよく分からない」
部下：
「あの人の指示は分かりにくい」
「一生懸命に話しているのに聞いてくれない」
などとそれぞれが思い、ストレスを感じているているかもしれません。
冒頭にお伝えしたように、あなたと部下とでは、これまでの人生や経験も違い、社会人としての視点が違います。
だからこそ、相手のマップを考えて、一つ一つ認識を合わせて、マップを揃えていくことが大切です。
2-4．価値観のギャップがある
価値観のギャップがあることもコミュニケーションが上手くいかない原因の１つです。
あなたと部下とでは、生まれた時代や境遇、育ちなどそれぞれ異なります。
ですので、その人によって価値を感じるものや考え方の基準などの価値観も変わってきます。
例えば、仕事をする上で困ったことがあり、緊急で上司に相談しなくていけない時に、あなたはどうするでしょうか？
私の場合ですと、緊急事態であれば直接声をかけるということを行います。
ですが、部下の中には、緊急を要する場合でも、話しかけることに相当な勇気が必要で、話しかけることができない人もいます。
これを読んだ時に、「いやいや、緊急なら話かけるでしょ」と感じた方がいらっしゃれば、
部下との価値観のギャップを理解できていないままで、日常のコミュニケーションをとっている可能性が高いです。
「緊急なら話しかけるでしょ」というのは、あなたの一種の価値観で部下の価値観とはずれているかもしれません。
さらにいうと、現代はSNSが流行っており、SNS上のやりとりなら得意だが、対面のやりとりは苦手という価値観の人も多くなっています。
ですので、「相談があれば部下からはなしかけてくるだろう」と考えずに、
こちらから話しかけてみるとこれまでのコミュニケーションと変わってくるかもしれませんね。
2-5．人によって態度を変える
人によって態度を変えていたとしたら、それもコミュニケーションが上手くいかない原因です。
大前提として、人によって態度を変える人は、信頼されません。
テレビや漫画などで、よく見かけるのが、会社の上司が、社長の前ではペコペコ媚びへつらっているが、
部下や自分より立場の低い人に対しては横柄で自分勝手な行動をするというシーンです。
自分よりも権力や立場のある人の前だけで態度を変える人に、人はついていきたいとは思いません。
また、好き嫌いで贔屓をする上司も同様です。
好きな部下には優しく、嫌いな部下には冷たいといったように、露骨に態度に出すことも信頼を削ぐ行為です。
すると部下は上司とコミュニケーションをとりたくないと感じ、必要最低限の会話しかできなくなるでしょう。
とくに、上位の役職についている人ほど、人によって態度を変えず、公平に人と接しているかはとても大事です。
部下は意外とあなたの態度を見ていますので、日頃の態度から振り返ってみると何かヒントがあるかもしれません。
３．良好なコミュニケーションをとる秘訣とは？
ここまで部下とのコミュニケーションについてのメリットとうまくいかない原因についてお伝えしていきました。
では、どのようにしたら部下と良好なコミュニケーションをとることができるのでしょうか？
３章では、良好なコミュニケーションをとるための秘訣をお伝えしていきます。
3-1．相手の立場・状況を考えてる
まずはじめに、部下と良好なコミュニケーションをとるためには、相手の立場・状況を考えることが重要です。
相手の立場・状況を考えることはコミュニケーションがうまくいく基本です。
ですが、この基本ができていない方も多くいらっしゃいます。
あなたと部下とでは立場も考え方も違います。
あなたが10分で終える仕事を、部下は30分かけて行っているように、あなたが容易にできることであったとしても、部下からすると相当困難なこともあります。
このように、同じ仕事をしてもスピード感や仕事に対する難易度などは、人によって違い、
あなたから見て大したことのない仕事であったとしても、部下からすると、難しく、果てしない仕事だったりします。
ですので、部下に仕事を任せる時は、現状でどれくらいの量の仕事を抱えているのかの確認や
その仕事に対する疑問点がないかなどを初めに聞いてから、本当に任せて大丈夫か判断するといいかもしれません。
また、大きな組織などでよくあるのが、部下が１時間悩んで困っていることを、上の役職者同士で話をしたら一発で解決するといったようなことです。
こういったことも部下の立場を考えて、必要な時に上司が橋渡しができると、
今以上に円滑に仕事が進んでいき、部下からすると助けてくれた上司に対しての信頼感も増していくでしょう。
「相手の立場・状況を考える」ということは部下とだけではなく仕事、様々な人間関係で役に立つことが多いです。
下記の記事では、「相手の立場・状況を考える」ことに役立つ心理学NLPの手法の一つ
『ポジション・チェンジ』について紹介しておりますのでぜひご覧ください。
↓
ポジション・チェンジとは？「仕事や人間関係」の悩みを解決する手法
3-2．話を遮らない・否定しないで聞く
部下の話を遮らないで聞く、否定しないで聞くということも非常に重要なポイントです。
部下の話を途中で遮ったり、意見が自分と合わないとすぐに否定をしたりしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
部下は上司よりも経験が浅く、知識も少ないものです。
ですので、時には的外れな意見や拙い提案、チグハグな報告などがあるかもしれません。
たとえ、そうだとしても、そこで部下の話を遮って自分の意見を言ったり、部下の意見を真っ向から否定したり詰めたりしまうと、
せっかく勇気を持って話をしてくれた部下は、ひどく落ち込み、仕事に対するモチベーションも下がってしまいます。
場合によっては、「自分は意見を言ってはいけない」、「どうせ間違っているから自分が話す価値はない」などと感じてしまい、
部下の心に深い傷を負わせてしまう可能性もあります。
ですので、まずはぐっと我慢をして、話を遮ったり否定せずに、部下の話をすべて聞くことを実践してみてください。
3-3．褒める・認める・労う
部下の実績や行動を、褒める・認める・労うことも非常に大切なポイントです。
人は、褒めてくれる人、自分のことを認めてくれる人、頑張りを労ってくれる人などを好む傾向があります。
これは、自己重要感というものと関係しています。
自己重要感とは、「自分には価値がある」「自分は必要とされている」と思える感覚のことです。
人は、この自己重要感を満たすために生きているとも言われています。
ですので、部下の自己重要感を満たすようにあなたが行動をすれば、
部下は自然とあなたの虜になり、思うように行動を起こしてくれるようになるかもしれません。
あなたがもし、現状で部下のことを褒める・認める・労うができていないのであれば、どんなに小さなことでも構わないので実践してみてください。
『褒める・認める・労う』ことは、人を動かすためには欠かせないポイントです。
このほかのポイントについてはこちらの記事で紹介しております。
↓
影響力とは？「人を動かす影響力」を高める５つのポイント
最後に
いかがでしたでしょうか？
この記事では部下とのコミュニケーションについてお伝えしました。
今あなたが部下とのコミュニケーションに悩みを感じていたとしたら、
この記事でお伝えしたポイントを抑えるだけでも状況が良い方向へ変化する可能性も十分秘めています。
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部下とのコミュニケーションについては、以下で発信されている情報もご参考になるかもしれません。
